学会の開催にむけて～運営の流れと委託のメリット～

2.1.開催までの事前準備

はじめに、開催までの事前準備です。この段階では、以下の5つの作業があります。

• ・構成内容の検討
• ・発表者、講演者の選定
• ・会場の選定
• ・宣伝・広告方法の検討
• ・参加者管理

・構成内容の検討

構成内容の検討では、どのような構成で学術集会を構成するのかを検討します。学会においては、口頭発表やポスター発表、招待講演、ランチョンセミナー等が実施されます。これらをどのような割合で、スケジュールに組み込むかを検討します。これにより、発表者や講演者の人数が決まります。

・発表者、講演者の選定

発表者、講演者の選定では、どのように募集、依頼するのかを検討していく必要があります。発表者の募集に関しては、いつごろまでに募集を締め切るのか、どのように進めるかのスケジュールを明確にして、告知する必要があります。また、応募方法 (応募フォーム、メール等) も検討しておくことが求められます。講演者の選定に関しては、選定または募集方法を明確にしておく必要があります。

・会場の選定

会場の選定では、学会の規模、発表方法などをもとに会場選定を行います。必要な設備や規模の事項　(必要なホールの数や定員、オンライン配信の可否等) をまとめておくと選定作業を円滑に進めることができます。

・宣伝・広告方法の検討

宣伝・広告方法の検討では、どのように宣伝・告知をしていくのか検討していきます。紙媒体の宣伝は、チラシやポスターの配布、学会誌への掲載などがあります。一方で、Web媒体の場合は、学会サイトの公開や各種イベントの告知サイト掲載、メールマガジン配信に加え、SNSを用いた情報発信の方法などもあります。

・参加者管理

参加者管理で重要な要素は、参加申込の方法と参加費の集金です。参加申込に関しては、Ｗｅｂサイトやメールを使用した事前申し込み、または当日現地にて当日申し込みなどの方法があります。集金に関しては、銀行振込や集金サイト、現地での集金などの選択肢があります。それぞれ、メリットやデメリットがありますので、慎重に検討する必要があります。

2.2.開催期間中

開催期間中は、以下の作業を行います。
倫理審査委員会とは、

• ・学会の運営、進行

・学会の運営、進行

学会の運営、進行においては、司会進行や受付、参加者の誘導など様々な作業が発生いたします。事前に作成したスケジュールに沿って、運営していきます。実際、運営当日は、どれだけ準備をしていたとしても、トラブルが発生する可能性はあります。そのため、トラブル発生時の連絡網やマニュアルを作成しておくことで、より円滑な運営を進められるようにしておくことが求められます。

3.1.メリット

メリットとしては主に以下の3点が考えられます。

• ・学会運営のノウハウがあるから安心
• ・アウトソーシングすることで変動費として計上できる
• ・学会運営のサポートが充実

・学会運営のノウハウがあるから安心

学会を円滑に運営するためには、企画から会場選定、宣伝、運営と様々なノウハウが必要とされます。そのため、初めて自社で実施する際には、経験がないため様々なリスクを見落としてしまう可能性があります。そのため、委託するメリットとして、リスクの軽減が挙げられます。加えて、過去の実績からより良い企画、運営ができる点もメリットとなります。

・アウトソーシングすることで変動費として計上できる

メールマガジンの配信や学会の会員管理、会計、問い合わせなど、学会を運営するにあたり日常的に行う業務が多々存在しますので、専任の人員が必要となります。しかしながら、学会の開催は、年に1回であったり、状況次第では、延期になってしまったりなど、一定期間に集中した業務になる可能性もあります。自社で賄う場合、この学会業務に専任の人員が必要となるため、固定費人件費として、学会に関連する業務がない場合にも、人件費が発生します。一方で、委託する場合には、必要な際に必要な費用が発生するのみであるため、余計な人件費を抑制する事ができます。

・学会運営サポートが充実

委託先によって、学会運営やホームページの管理、メルマガ配信、動画作成など委託企業によってサポート範囲が異なります。また、委託企業毎にそれぞれの特色を活かした魅力的なオプションをご提案できるため、自社ではできない学会運営ができることもメリットの1つとなります。

3.2.デメリット

デメリットとしては、自社で運用する場合と比較して、費用が高くなってしまうことです。業務を委託する場合、委託先の「人件費+利益」が費用になってきます。費用に利益が上乗せされるため、費用が高くなります。